Dlaczego warsztaty Kick-off są obowiązkową kartą

Dlaczego warsztaty Kick-off są obowiązkową kartą

Dzisiaj zamierzam wam przekazać, jak ja widzę kick-off projektu. Jako, że świadomość co do ważności kick-offu rośnie od lat nie zamierzam skupiać się raczej na promowaniu tej formy rozpoczęcia projektu. W pewnym aspektach jest to zupełnie inne podejście do tego, jakie stosują agencje, czy software house’y – briefowanie, specyfikacja i Time & Material. Chciałbym, aby współpraca przy projektach była jak najbardziej dynamiczna i zwinna. Dlaczego? Dlatego, że dla mnie kick-off to coś więcej niż wyrównanie wiedzy, czy ustalenie celów projektu. Dla mnie kick-off to swego rodzaju księga poczęcia danego produktu. Mapa do dalszej eksploracji. I o tym dzisiaj słów kilka. 

Czym jest spotkanie kick-off? 

Przejdźmy zatem do definicji, co to jest Kickoff meeting. Jak mówi wikipedia:

“Kickoff meeting (tłum. dosł.: spotkanie inaugurujące projekt, spotkanie startowe) – pierwsze wspólne spotkanie członków zespołu wraz z klientem, które ma na celu zebranie wszystkich kluczowych informacji związanych z projektem. W trakcie trwania kick-off meetingu poruszone zostają kwestie zasadnicze, takie jak założenia projektu, cele czy tło powstania. W zależności od typu projektu na spotkaniu startowym obecni są: product managerowie, projektanci, deweloperzy, dydaktycy medialni, graficy oraz osoby reprezentujące klienta. Ważnym elementem kick-offu jest również poznanie wszystkich członków zespołu projektowego oraz wzbudzenie pozytywnej atmosfery, motywującej do dalszych działań.

W trakcie kick-offu często padają pytania dotyczące ról poszczególnych członków zespołu, zakresu realizowanego projektu, grupy docelowej, narzędzi pracy, sposobów komunikacji, czy materiałów. Ważną częścią kick-offu jest również dyskusja.”

Gdzie jest różnica w Warsztacie Kick-off, a Spotkaniu Kick-off?

Bardzo podoba mi się powyższy opis, on oddaje w części charakter, który przyjąłem jako bazę. Moim celem na początek jednak zawsze jest doprowadzić do sytuacji, aby kick-offem nazywać pierwszy warsztat, a nie spotkania przed rozpoczęciem pracy. Chcę, aby kick-off to od razu była praca całej grupy. Nie chcę się spotykać, żeby tylko rozmawiać o grupie docelowej, czy zakresie. Chcę pracować już teraz, już od razu. Dlaczego? Bo w normalnym pomyśle na produkt, prawdopodobnie nie znamy persony i zakresu produktu. Nie znamy tych wartości, które musimy dostarczyć, nie znamy modelu biznesowego (albo znamy, ale nie jesteśmy jego pewni), ani nie wiemy, czego oczekują nasi użytkownicy. Przynajmniej nie na samym początku. Całość jest tak dynamiczna i tak specyficzna, że tych aspektów musimy się dowiedzieć. Musimy wszystko spisać i rozpocząć księgą poczęcia produktu. A jeśli nie przeprowadziłeś jeszcze żadnych warsztatów i nie porozmawiałeś z prawdziwymi użytkownikami, to na czym ma Twoja wiedza bazować? Może bazować tylko na przypuszczeniach. A jak pewnie wiesz, ja dostarczam rozwiązania, które bazują tylko na faktach. Bo intuicja jest tym, co najczęściej zawodzi projektantów.

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Powód pierwszy

Czuję się w obowiązku, aby jako projektant dbać o biznes równie mocno, jak o potrzeby użytkowników. Do tego potrzebuję wiedzy dziedzinowej. A warsztaty są idealne do jej przekazania i zrozumienia produktu. 

Na początek, żeby rozpocząć współpracę nie potrzebuję od Ciebie więcej niż zalążka pomysłu i bazowych założeń biznesowych. Reszty dowiem się podczas warsztatów, gdyż mają one głównie na celu transfer wiedzy dziedzinowej od interesariusza do projektanta i reszty członków zespołu. I na badaniach, ale o tym kiedy indziej. To pozwoli dobrać odpowiednie strategie projektowe i zaproponować coś, co jest uszyte na miarę pod Twój produkt. Czyli pierwsza podstawowa rzecz to nabycie wiedzy dziedzinowej za pomocą zadawania pytań, trudnych pytań. Według mnie, warsztat kick-off i wywiad z ekspertem, wraz z How Might We to idealny zestaw startowy. Dzięki temu dowiadujemy się też, czego nie wiemy i czego chcemy się dowiedzieć. Bardzo wartościowy etap dla projektanta, aby móc się wgryźć w biznesowe aspekty produktu i zostać członkiem zespołu.

Często spotykam się ze zdziwieniem interesariuszy, po co ja ich pytam o biznes? Dlaczego ja się interesuję marżowością, procesowością, ryzykiem, przewagą konkurencyjną, czy modelem biznesowym? Trudno jest to zrozumieć osobom, które chcą tylko otrzymać działający, ładny produkt. Staram się za każdym razem tłumaczyć, że decyzje projektowe/produktowe muszą być oparte na mocnym fundamencie biznesowym, bo inaczej to się nie uda. Nie da się stworzyć produktu, który dobrze działa i sprzedaje, bez znajomości oczekiwań biznesowych i najbliższych celów, bądź celów długoterminowych.

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Powód drugi

Warsztaty są idealne, aby zostać partnerem dla zespołu klienta.

Warto też wspomnieć o tym, że warsztaty pozwolą nam pokazać naszą wiedzę i ustawić współpracę. Nie chcemy zbyt mocno dać sobie wejść na głowę, zatem asertywne podejście jest tutaj mocno wskazane. Oczywiście, wszystkiego należy dozować z wyczuciem. Kiedy potrzebny kij – stosujmy, kiedy marchewka – też. Zauważyłem, że im bardziej stanowczo potrafisz podejść do swoich racji, tym częściej klienci traktują Cię poważnie, często jako autorytet. Co więcej, to nie burzy w żaden sposób relacji z klientem. Z doświadczenia wiem, że dobre produkty powstają tylko w zdrowych relacjach, nie w relacji klient-wykonawca. Nie chcemy być śrubokrętem. Chcemy być partnerem. Jest szereg narzędzi podczas warsztatów, aby takie podejście zapalić u klienta i aby je wdrożyć. Niewątpliwie jednak dobrze jest, jak jesteś autorytetem w aspektach biznesowych i produktowych. Mam to szczęście, że prowadziłem już firmę i liznąłem tego biznesowego podejścia nie tylko z książek, dzięki czemu potrafię mówić językiem biznesu. To znacznie ułatwia sprawę. Do tego warto dołożyć odpowiednią komunikację i pozytywne podejście, włączając w to uśmiech. Jasna komunikacja też zdecydowanie ułatwi Ci zostanie partnerem – nie ukrywaj nic, keszuj to co musisz, ale daj też trochę swobody klientowi. Nie czepiaj się szczegółowego rozliczenia każdej minuty, ale nie daj sobie wejść na główę nieskończoną ilością iteracji uwag. Uwierz mi, to naprawdę pomoże Ci zostać pełnoprawnym członkiem zespołu i partnerem. 

Warsztaty mają też za zadanie, przynajmniej na początku uwiarygodnienia naszego profesjonalnego podejścia i zbudowanie takiego poczucia u klienta “kurde, jednak dobrze wybrałem, jeżeli chodzi o projektanta”. Zbudowanie tego, wcale nie jest łatwe, ale jeśli uda Ci sie na początku, dużo łatwiej będziesz miał w następnych etapach. 

Powód trzeci

Nie pracuję na specyfikacjach. Pracuję na celach. Naszych wspólnych celach, bo od momentu podjęcia decyzji o współpracy Twój cel biznesowy staje się moim celem. A cel możemy określić na warsztatach 😉 Wspólnie.

Kolejna ważna rzecz. Nie potrzebuję od Ciebie specyfikacji, żeby zacząć pracę. Pracę możemy zaczynać od zupełnej niewiadomej. Wystarczy, że na Warsztatowym Kick-offie określimy sobie cel. To w połączeniu z transferem wiedzy, odpowiednią strategią i badaniami z potencjalną grupą docelową da nam obraz, jakie rozwiązanie powinniśmy wytworzyć. Zawsze powtarzam, że nie boję się nieznanego, bo wiem jak się dowiedzieć – to chciałbym przekazywać klientom podczas współpracy. Warsztaty dają idealną przestrzeń na wyciągnięcie odpowiedniej wiedzy, a także na określenie odpowiednich celów. Staram się zawsze, aby cele były w miarę SMART i żeby wszyscy członkowie zespołu zgadzali się z celem i mieli go zawsze z tyłu głowy. Sam staram się uczestniczyć w życiu produktu, tak aby ten cel był zdecydowanie moim celem. 

Dość często zdarzało mi się pracować w produktach, które były dość podzielone ze względu na cele. Każdy dział miał osobne cele, do których dążył, ale nie były to cele wszystkich. Nie było jednego spoiwa, które łączyłoby wszystkich w jeden, super fajny 

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Dzięki warsztatom określam strategię i dalsze kroki

Warsztaty Kick-off to jednak dopiero początek naszej drogi. Pozwalają przetransportować wiedzę dziedzinową i biznesową z danego rynku do projektanta, pozwalają ustawić nam współpracę z klientem w wygodnym dla obu stron sposób – w sposób partnerski, pozwalają ustalić cele biznesowe. Po warsztacie robię podsumowanie i szereg analiz takich jak: analiza as-is, analiza ux, desk research i analiza biznesowa. 

Wszystko razem pakuję w ładny raport i dostarczam klientowi, jako absolutną wartość dodaną. Dlatego wartość, którą daję to nie tylko piękny, skuteczny design, ale również szereg biznesowych insightów z rynku, które wpływają na rozwój produktu. Według mnie to o wiele ważniejsze niż sam design, a warsztaty są zalążkiem do tej wartości. Dlatego właśnie warsztaty kick-off są obowiązkową kartą w mojej talii. 

A Ty korzystasz z warsztatów podczas pracy nad produktem? Co sprawia Ci największe problemy? Daj znać w komentarzach, chętnie przegadam sprawę.